Bespaar tijd en borg juridische zekerheid met een gestandaardiseerd beroepsproces
Voor gemeenten en (semi-)overheden is een zorgvuldig beroepsproces onmisbaar. Met het gestandaardiseerde Beroepsproces in Octopus digitaliseer en stroomlijn je het hele traject: automatische overdracht van bezwaargegevens, duidelijke werkstappen, transparante communicatie en volledige traceerbaarheid. Efficiënt, juridisch correct én gebaseerd op 25 jaar praktijkervaring.
Hoe werkt het beroepsproces in Octopus?
Zodra een beroep binnenkomt, neemt Octopus automatisch de relevante informatie uit het bezwaardossier over en activeert de beroepsworkflow. Vanaf dat moment worden alle stappen gestuurd en bewaakt: van stukkenaanlevering en verweer tot uitspraak en eventuele vervolgacties zoals hoger beroep of VoVo. Met automatische meldingen, sjablonen en taaktoewijzing brengt Octopus alle stukken en acties samen. Zo lever je snel en juridisch verantwoord aan wat de rechtbank vraagt, met minder handmatig werk en minder fouten.
Standaard doorlopen we automatisch en gecontroleerd de volgende stappen:
- Automatische overdracht van bezwaargegevens en directe activering van de beroepsworkflow
- Versturen van ontvangstbevestiging en formele toetsing op ontvankelijkheid
- Intake en planning van hoor- en reactietermijnen met taaktoewijzing
- Verzamelen en koppelen van alle stukken; gebruik van sjablonen en checklists voor volledigheid
- Inhoudelijke behandeling: opstellen van verweer en beslisvoorstel, inclusief reviewmomenten
- Afhandeling van hoger beroep en VoVo: specifieke stappen en templates voor elk traject
- Vastlegging, veilige archivering en een volledige, doorzoekbare audittrail voor alle handelingen en documenten
Ondersteuning voor juristen en behandelaars
Octopus begeleidt juristen en zaakbehandelaars stap voor stap: van intake en informatieverzameling tot het opstellen van een juridisch correct verweerschrift en dossiervorming. Met vooraf ingestelde templates, verplichte actiepunten, reviewmomenten en checklists waarborg je consistentie, snelheid en aantoonbare zorgvuldigheid. Daardoor kunnen medewerkers zich richten op de inhoud en neemt administratieve druk af.
Transparante afhandeling en samenwerking
Alle betrokkenen blijven op de hoogte dankzij automatische meldingen en statusupdates. Behandelaars weten wanneer actie vereist is. Managers zien realtime dashboards met doorlooptijden en knelpunten. Externe partijen kunnen veilig documenten aanleveren via uploadlinks. Zo is elk dossier overzichtelijk en aantoonbaar. Voor medewerkers, bestuur en betrokkenen.
Wat levert Octopus jou op?
Eén geïntegreerd zaaksysteem voor al je processen en data — geen losse bestanden meer.
Automatische koppelingen met systemen en platformen (bijv. Vektis) voor efficiënte informatie-uitwisseling.
Eenduidige rapportages en direct inzicht in kerncijfers: doorlooptijden, knelpunten en naleving van termijnen.
Praktische begeleiding en advies bij het inrichten van optimale werkprocessen en templates.
Innovaties in Legal Tech en AI die helpen bij sneller analyseren van dossiers en betere besluitvorming.
Klaar om beroepszaken efficiënter en juridisch correct af te handelen?
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan een gratis demo aan of vraag vrijblijvend meer informatie aan. We laten je graag zien wat Octopus voor jouw organisatie kan betekenen.