09-01-2026

De overstap naar Common Ground is geen theoretisch verhaal meer; het is een concrete kans om informatievoorziening, processen en samenwerking binnen jouw gemeente toekomstbestendig te maken. Veel organisaties worstelen met de vraag hoe ze moeten starten. In dit artikel geven we een praktisch stappenplan, inclusief governance, teams en de quick wins waarmee je direct kunt beginnen.

Stap 1: Breng je huidige IT-landschap en databronnen in kaart

Elke transitie begint met een duidelijk beeld van de uitgangssituatie. In de praktijk betekent dit dat je in kaart brengt:

• welke systemen er zijn;
• waar data staat opgeslagen;
• welke processen het meest kritisch zijn voor de dienstverlening aan burgers.

Bij zo’n inventarisatie ontdekken gemeenten vaak meer dan alleen versnipperde informatie over verschillende applicaties. Denk bijvoorbeeld ook aan:

• dienstverlening aan burgers die te traag of niet optimaal verloopt;
• een sterke afhankelijkheid van leveranciers;
• moeite om te voldoen aan wet- en regelgeving (zoals AVG en Archiefwet);
• een tekort aan capaciteit en kennis om verbeteringen structureel door te voeren.

Door dit overzicht te maken, leg je de basis voor gerichte verbeteringen en voorkom je dat je later verrassingen tegenkomt.

Stap 2: Vorm een team dat het verschil kan maken

Een Common Ground-transitie vraagt samenwerking tussen meerdere disciplines:

• Informatiemanagers voor overzicht van data en processen
• ICT/architecten voor technische implementatie en koppelingen
• Procesmanagers voor optimalisatie van werkstromen
• Juridische/AVG-experts voor privacy, governance en compliance

Zorg dat het team regelmatige momenten heeft om af te stemmen en beslissingen te nemen.

Stap 3: Zorg voor heldere governance

Common Ground draait om gestandaardiseerde data en modulaire applicaties. Dat klinkt eenvoudig, maar in de praktijk vraagt het duidelijke afspraken. Wie is verantwoordelijk voor welke gegevens? Wie mag wijzigingen doorvoeren en hoe worden deze gecommuniceerd? Door deze vragen vroegtijdig te beantwoorden, voorkom je chaos en vertraging tijdens de implementatie. Ook helpt het om prioriteiten te stellen: begin met de processen en datasets die het meest impact hebben op de dienstverlening aan burgers.

Stap 4: Werk gefaseerd aan de transitie

Een complete overstap in één keer is vaak niet haalbaar. Werk daarom in fasen:

• Quick wins (0–6 maanden): Kies processen die snel resultaat opleveren en eenvoudig te koppelen zijn, bijvoorbeeld registratie van burgers of standaard documenten.
  
• Midterm (6–18 maanden): Breid uit naar complexere processen en koppelingen met kernapplicaties zoals Document Management Systemen (DMS) of Basisregistraties.
• Langetermijn (18–36 maanden): Optimaliseer en standaardiseer overige processen, implementeer modulaire applicaties, en realiseer volledige interoperabiliteit binnen de organisatie.

Techniek als motor voor efficiëntie, niet als doel

Het technische aspect van Common Ground kan abstract lijken, maar het gaat vooral om het creëren van een infrastructuur waarin systemen moeiteloos met elkaar kunnen communiceren. Door gebruik te maken van API’s en datastandaarden kunnen applicaties informatie uitwisselen zonder dat medewerkers dubbele invoer hoeven te doen. Zo kan bijvoorbeeld een juridisch zaaksysteem automatisch NAW-gegevens ophalen uit de Basisregistratie Personen en gekoppelde documenten uit het DMS. Dit betekent minder handwerk, minder fouten en meer tijd voor inhoudelijk werk.

Stap 5: Meet, evalueer en vier je successen

Een transitie stopt niet zodra de systemen werken. Het is belangrijk om de voortgang te blijven volgen en te evalueren. Zijn processen sneller geworden? Wordt data effectief hergebruikt? Zijn medewerkers tevreden? Door deze vragen regelmatig te stellen en te meten met KPI’s, zoals verwerkingstijd of aantal fouten bij dubbele invoer, kun je bijsturen waar nodig en successen vieren. Die successen zijn belangrijk om het draagvlak voor de langere termijn te behouden.

Quick wins om direct mee te starten

• Begin met één of twee processen die veel tijd kosten, zoals bezwaar- of klachtprocedures. Wist je dat je bij ons een standaard ingerichte workflow voor deze processen kunt opvragen? Daarmee krijg je direct inzicht in hoe je zo’n proces efficiënt kunt inrichten en waar je snel winst kunt behalen.
  
  
• Start een pilot met één afdeling of proces. Implementeer Common Ground-principes stap voor stap. Start met één afdeling of één specifiek proces, leer van de praktijk en schaal daarna gecontroleerd op.
  
  
• Standaardiseer documenten en sjablonen. Hergebruik wat al bestaat. Veel documenten, sjablonen en brieven lijken sterk op elkaar tussen gemeenten. Wij bieden standaard processen aan met bijbehorende standaardbrieven en -sjablonen. Deze kun je eenvoudig aanpassen aan de specifieke situatie van jouw gemeente. Dat scheelt tijd én zorgt voor meer uniformiteit.
  
  
• Maak een overzichtelijk dashboard voor medewerkers. Zorg dat medewerkers snel inzicht hebben in hun taken en lopende zaken. Dat hoeft niet meteen gekoppeld te zijn aan alle onderliggende systemen; begin desnoods met een eenvoudig dashboard dat de belangrijkste informatie bundelt. Later kun je dit verder uitbouwen en koppelen aan centrale gegevensbronnen.

Deze kleine en behapbare stappen zorgen voor zichtbare resultaten, overtuigen stakeholders en geven energie voor de verdere transitie.

Klaar voor een wendbare en efficiënte organisatie?

Het advies is simpel: begin klein, werk gefaseerd en zorg voor duidelijke afspraken over governance en verantwoordelijkheden. Zo wordt Common Ground geen abstract begrip, maar een praktische verbetering die direct merkbaar is voor medewerkers én burgers.

Een systeem zoals Octopus kan deze transitie enorm versnellen. Dankzij de modulaire opbouw en aansluiting op gestandaardiseerde API’s kun je juridische processen eenvoudig koppelen aan centrale gegevensbronnen. Dit betekent minder dubbele invoer, betere samenwerking tussen afdelingen en een transparante dienstverlening richting burgers. Door Octopus in te zetten, leg je een stevig fundament voor een wendbare, efficiënte en toekomstbestendige gemeente.