01-10-2025

Beheer je contracten, klachtenprocedures en AVG-zaken binnen jouw onderwijsinstelling? Dan weet je hoeveel tijd juridische en administratieve taken kosten. Octopus neemt deze last uit handen, zodat jij en je collega's zich kunnen focussen op de kern: uitstekend onderwijs bieden. Ontdek hoe je met één systeem grip krijgt op alle processen.

Hoe voorkom je dubbel werk met systeemkoppelingen?

Je herkent het vast: gegevens handmatig overtypen van het ene systeem naar het andere. Octopus maakt hier een einde aan. Via een naadloze integratie met jullie studenteninformatiesysteem worden dossiers automatisch gevuld. Je creëert één centrale plek voor alle juridische zaken, omdat de data direct en foutloos wordt gesynchroniseerd.

Hoe garandeer je AVG-naleving bij studentgegevens?

Onderwijsinstellingen werken dagelijks met privacygevoelige persoonsgegevens. De vraag is niet óf je de AVG moet naleven, maar hóe je dit efficiënt doet. Octopus is ontworpen voor volledige controle en veiligheid:

• Geautomatiseerde beveiliging: Beschermt data tegen ongeautoriseerde toegang.
• Toegangsrechten op maat: Bepaal per medewerker wie wat mag zien.
• Heldere audit trail: Zie precies wie, wanneer en waarom een dossier heeft ingezien. Zo kun je altijd aantonen dat jullie zorgvuldig handelen.

Meer focus op de inhoud, minder op het proces

Een klachtenprocedure of het opstellen van een stagecontract kent veel stappen. Octopus begeleidt medewerkers stap voor stap door elk proces. Het systeem geeft precies aan welke actie nodig is. Hierdoor kunnen je juristen en ondersteunende medewerkers zich volledig richten op de inhoudelijke kant van een zaak, omdat de workflow al voor hen is uitgedacht.

Veelgestelde vragen over Octopus in het onderwijs

Voor welke processen is Octopus geschikt?

Octopus ondersteunt een breed scala aan processen, zoals klachten- en bezwaarprocedures, WOO-verzoeken, stagecontracten en het beheer van datalekken.

Hoe snel kunnen we met Octopus aan de slag?

De inrichting van Octopus is verrassend snel. We starten met een standaardconfiguratie die direct bruikbaar is, waarna we deze samen finetunen op de specifieke wensen van jouw instelling.

Is het systeem gebruiksvriendelijk voor alle medewerkers?

Absoluut. Octopus is ontworpen met de eindgebruiker in gedachten, niet alleen de IT-specialist. Het systeem is intuïtief en begeleidt je stap voor stap door elk proces. Hierdoor is er nauwelijks training nodig en kunnen je collega’s er direct mee aan de slag.

Klaar voor de volgende stap naar efficiëntie?

Octopus helpt je om (juridische) processen beheersbaar te maken, privacy te waarborgen en administratieve lasten te verminderen. Zo blijft er meer tijd over voor de kern: onderwijs. Benieuwd hoe dit er in de praktijk voor jouw onderwijsinstelling uitziet? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.