04-07-2025

De digitale wereld verandert in hoog tempo, en overheidsinstanties moeten mee. Je merkt waarschijnlijk dat traditionele systemen niet meer voldoen. Ze zijn vaak star, werken langs elkaar heen en maken het delen van informatie onnodig complex. Dit leidt tot dubbel werk, frustratie en een gebrek aan overzicht. Om dit probleem op te lossen, is er een landelijke visie ontwikkeld: Common Ground.

Maar wat is Common Ground precies? En hoe helpt het jou als juridisch medewerker om je werk beter, sneller en transparanter te doen? In dit artikel leggen we je alles uit. Je ontdekt waarom deze aanpak belangrijk is en hoe een modern zaaksysteem zoals Octopus deze principes in de praktijk brengt.

Het probleem met traditionele IT-systemen bij de overheid

Allereerst is het belangrijk om het probleem te begrijpen. Veel overheidsorganisaties werken met een verzameling losstaande applicaties. Elk systeem heeft zijn eigen database, wat leidt tot zogenaamde datasilo's. Informatie staat op meerdere plekken opgeslagen, is vaak verouderd en het kost veel tijd om gegevens uit te wisselen.

In de praktijk leidt dit vaak tot de volgende problemen:

• Dubbele data-invoer: Je moet dezelfde gegevens handmatig invoeren in verschillende systemen, wat de kans op fouten vergroot.
• Vendor lock-in: Je bent sterk afhankelijk van één leverancier, omdat de data vastzit in hun specifieke software.
• Inefficiënte processen: Samenwerken met andere afdelingen is lastig, omdat systemen niet met elkaar kunnen 'praten'.
• Gebrek aan transparantie: Het is moeilijk om een compleet beeld te krijgen van een zaak of een burger, omdat de informatie versnipperd is.

Wat is Common Ground precies?

Common Ground is een set van afspraken en standaarden om de informatievoorziening van de overheid te moderniseren. Het is geen product of software, maar een visie. De kern van deze visie is eenvoudig maar krachtig: koppel data los van de applicaties die de data gebruiken.

In plaats van dat elke applicatie zijn eigen data beheert, wordt informatie centraal en gestandaardiseerd opgeslagen. Applicaties kunnen deze data vervolgens raadplegen via API's. Dit maakt gegevensuitwisseling tussen systemen eenvoudiger, voorkomt dubbele opslag en verhoogt de transparantie. Octopus sluit met haar flexibele architectuur aan op deze uitgangspunten. Door juridische processen modulair en gestandaardiseerd aan te bieden, wordt het eenvoudiger om gegevens te delen met andere applicaties binnen de gemeentelijke of overheidsorganisatie.

Hoe Octopus de principes van Common Ground toepast

Octopus helpt juridische afdelingen bij het gestructureerd en veilig afhandelen van uiteenlopende zaken, zoals bezwaar en beroep, klachtafhandeling, WOO-verzoeken of fraudeonderzoeken. Dit gebeurt op een manier die naadloos aansluit bij Common Ground.

Je profiteert direct van de voordelen, omdat je:

1. Gegevens hergebruikt in plaats van opnieuw invoert: Octopus haalt benodigde informatie, zoals NAW-gegevens, direct uit de centrale bron.
2. Eenvoudig kunt koppelen met andere systemen: De open architectuur maakt integratie met een Document Management Systeem (DMS) of andere kernapplicaties mogelijk.
3. Sneller kunt inspelen op verandering: Nieuwe wetgeving of beleid kan snel worden doorgevoerd, omdat de processen flexibel en modulair zijn.
4. Transparanter werkt richting de burger: Je hebt altijd een compleet en actueel overzicht van een zaak, wat de dienstverlening verbetert.

Praktijkvoorbeeld: Een bezwaarprocedure van begin tot eind

Laten we het concreet maken met een voorbeeld. Stel, een inwoner dient digitaal bezwaar in via het klantportaal van de gemeente.

• Automatische registratie: Het bezwaarschrift komt binnen en wordt direct automatisch geregistreerd in Octopus. Er wordt een nieuwe zaak aangemaakt.
• Dataverrijking via API's: Octopus haalt via API's direct de relevante gegevens op. Denk aan de persoonsgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) of informatie over het oorspronkelijke besluit uit een ander systeem. Je hoeft niets handmatig over te typen.
• Gestuurde procesflow: Als behandelaar zie je de nieuwe zaak in je takenlijst. Octopus begeleidt je stap voor stap door het proces. Het systeem toont welke acties nodig zijn, bewaakt de wettelijke termijnen en zorgt ervoor dat je geen stappen vergeet.
• Samenwerking en documentatie: Alle relevante documenten worden centraal opgeslagen en gekoppeld aan de zaak. Als je een document nodig hebt uit het DMS, haalt Octopus dit voor je op. Je werkt dus vanuit één overzichtelijk scherm.
• Transparante afhandeling: Zodra de zaak is afgehandeld, wordt het besluit vastgelegd. De status van de zaak is direct inzichtelijk voor andere gekoppelde systemen en, indien gewenst, voor de burger via een portaal.

Dit proces is efficiënter en minder foutgevoelig, omdat data centraal staat en systemen naadloos samenwerken.

Klaar voor een toekomstbestendige zaakafhandeling?

Werken volgens de principes van Common Ground is geen ver-van-je-bed-show meer. Het is dé sleutel tot een wendbare en efficiënte overheid. Het stelt je in staat om de focus te verleggen van administratieve rompslomp naar waar het echt om draait: het leveren van juridische kwaliteit en goede service aan de burger.

Octopus biedt de praktische tools om deze transitie vandaag nog in te zetten. Je krijgt niet alleen een systeem dat je werk makkelijker maakt, maar bouwt ook aan een fundament dat klaar is voor de toekomst. Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe we jou kunnen helpen!