Standaardiseer je processen
Met Octopus standaardiseer je processen op basis van meer dan 25 jaar praktijkervaring en bewezen best practices. Onze aanpak zorgt ervoor dat standaardprocessen binnen jouw overheidsinstelling snel en eenvoudig geïmplementeerd kunnen worden. Of het nu gaat om juridische of administratieve dossiers, we stemmen de processen af op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Zo profiteer je van een efficiëntere werkwijze, minder administratieve lasten en optimale naleving van de geldende regelgeving. Processen die gestandaardiseerd geïmplementeerd kunnen worden, zijn:
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Klantspecifiek proces?
Jouw eigen proces in Octopus
Staat jouw gewenste proces niet tussen de lijst? Ook dan kunnen we je helpen. Octopus is namelijk in te richten voor elk denkbaar proces. Wanneer je een specifiek proces wilt inrichten in Octopus, stemmen we de aanpak af op jouw behoeften. Zo kan jouw organisatie profiteren van een proces dat écht werkt.
Functionaliteiten
Octopus is uitgerust met een uitgebreid scala aan standaard functionaliteiten die inspelen op de uiteenlopende behoeften van organisaties:
Cluster en bulkverwerking
Verwerk grote hoeveelheden data efficiënt door taken te groeperen en gelijktijdig uit te voeren.
Procesinrichting en optimalisatie
Ontwerp en verbeter bedrijfsprocessen om de efficiëntie en effectiviteit te verhogen.
Taak- en zaakafhandeling
Beheer en volg taken en zaken nauwkeurig om deadlines te halen en kwaliteit te waarborgen.
Termijnbewaking en notificatie
Houd belangrijke termijnen in de gaten en ontvang automatische meldingen om deadlines na te leven.
Dashboard en rapportage
Visualiseer belangrijke gegevens en genereer gedetailleerde rapporten voor beter inzicht en besluitvorming.
Documentcreatie- en beheer
Creëer, organiseer en beheer documenten centraal voor gemakkelijke toegang en samenwerking.
Werkvoorraad management
Beheer de werkvoorraad effectief om de arbeidsstroom soepel te laten verlopen en knelpunten te voorkomen.
Archiveren en vernietigen
Archiveer belangrijke documenten veilig en vernietig verouderd materiaal volgens beleid en regelgeving.
Een juridische oplossing naast een generiek zaaksysteem
Overheden die enkel met een generiek zaaksysteem werken, ervaren vaak problemen wanneer een zaak te complex wordt. Deze systemen zijn enkel geschikt voor standaardzaken. En dossiers die buiten de standaard vallen, zorgen voor vertragingen en frustraties. Maar ook extra betrokkenen en meerdere stakeholders brengen vaak onduidelijkheid en fouten. Strikte wettelijke termijnen en cruciale deadlines zorgen voor extra druk en verhogen het risico op fouten.
Met Octopus beschik je over een oplossing die deze uitdagingen proactief aanpakt. Octopus biedt de flexibiliteit die je nodig hebt voor complexe juridische dossiers en zorgt ervoor dat alle betrokkenen op de juiste manier samenwerken. Hierdoor verminder je administratieve rompslomp, behoud je beter overzicht en werk je efficiënter. Zo kun je met vertrouwen voldoen aan alle wettelijke eisen en blijft de dienstverlening aan burgers optimaal.Bovenkant formulier
Octopus Go
Ideaal voor professionals die overal werken, ongeacht hun locatie of de beschikbaarheid van internetverbindingen.
Octopus Go geeft je volledige mobiliteit in je werk. Met de app raadpleeg en werk je dossiers bij, waar je ook bent. Ideaal wanneer je regelmatig externe afspraken hebt of op locatie werkt. Tijdens controles of bijeenkomsten haal je eenvoudig de juiste dossiers op, markeer je belangrijke items en voeg je direct notities, foto’s of geluidsopnamen toe. Zelfs zonder internet blijft alles toegankelijk; zodra de verbinding hersteld is, synchroniseert de app automatisch met het centrale zaaksysteem. Zo blijf je altijd up-to-date en behoud je de volledige controle over je informatie. Benieuwd hoe Octopus Go jouw organisatie kan ondersteunen? Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.
Deze organisaties hebben hun processen en workflows op orde met Octopus
Optimaal procesbeheer
Optimaal procesbeheer gaat verder dan alleen het inzetten van Octopus. Het draait om het combineren van het juiste systeem met de bijpassende diensten. Wij zorgen ervoor dat je optimaal profiteert van Octopus, ongeacht je ervaringsniveau. Zo bieden we trainingen om zowel nieuwe als bestaande gebruikers op weg te helpen, en consultancy om jouw processen te optimaliseren. Daarnaast kun je rekenen op deskundig advies op basis van onze jarenlange praktijkervaring. En voor de dagelijkse ondersteuning detacheren we functioneel beheerders binnen jouw organisatie. Zo sta je er nooit alleen voor en haal je het maximale uit jouw processen en workflows.
Octopus inzetten binnen jouw (semi-)overheid?
Ben je benieuwd wat Octopus kan betekenen voor jouw overheidsinstelling? Neem dan contact met ons op. Tijdens een vrijblijvend eerste kennismakingsgesprek bekijken we graag jouw situatie en bespreken we hoe Octopus een rol kan spelen in jouw organisatie.
Neem vrijblijvend contact op Of plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek in
Mis geen belangrijke trends en ontwikkelingen
Wil jij altijd als eerste op de hoogte zijn van (nieuwe) functionaliteiten binnen Octopus, (AI) trends en de laatste ontwikkelingen? Ontvang uitnodigingen voor exclusieve webinars, ontdek interessante cases en krijg waardevolle inzichten direct in je inbox. Meld je nu aan!