Gemeente Enschede zet de stap naar Octopus Cloud
Gemeente Enschede zet de stap naar Octopus Cloud
Het resultaat
Facts
Koppeling met Outlook Web voor naadloze e-mailarchivering
Gebruik van Octopus sinds 2008
Een solide fundament voor verdere digitalisering, inclusief de Octopus App
Gemeente Enschede is het bestuurlijke hart van één van de grootste steden in Oost-Nederland. Voor het beheer en de verwerking van complexe juridische zaken vertrouwt de gemeente al sinds 2008 op de software van Octopus.
De vraag
De Octopus desktopversie voldeed niet langer aan de moderne eisen van Gemeente Enschede. Na jaren dienst werd het systeem traag, omdat de database overvol was geraakt. Processen voelden verouderd aan en voldeden niet meer aan de moderne eisen van flexibiliteit en toegankelijkheid.
De projectleider binnen de gemeente stelde vast dat het huidige systeem de efficiëntie in de weg stond. Medewerkers hadden een sneller, intuïtiever en vooral locatie-onafhankelijk systeem nodig. De centrale vraag was dan ook: hoe brengen we ons zaakbeheer naar een hoger niveau zonder de continuïteit van lopende zaken in gevaar te brengen?
De oplossing
In 2020 werd de beslissing genomen om over te stappen op de cloudversie van Octopus. Deze oplossing bood direct antwoord op de belangrijkste uitdagingen. Medewerkers zijn niet langer gebonden aan een specifieke werkplek, omdat de software via elke browser toegankelijk is.
Tijdens de migratie zijn alle historische en actuele zaken volledig en intact overgezet. Dit was een essentiële voorwaarde voor de gemeente.
Een belangrijke wens was bovendien de mogelijkheid om e-mails direct vanuit Outlook te archiveren in het juiste juridische dossier. Hiervoor ontwikkelde we een nieuwe, naadloze koppeling met Outlook Web. Deze functionaliteit stroomlijnt de communicatie en zorgt ervoor dat alle correspondentie direct op de juiste plek wordt opgeslagen.
Octopus is een leverancier die actief met ons meedenkt. Ze bieden nuttige tips en zorgen voor snelle oplossingen als er iets speelt.
Projectleider bij Gemeente Enschede
Het resultaat
Sinds de livegang in mei 2023 plukt Gemeente Enschede de vruchten van de nieuwe omgeving. De overgang verliep soepel dankzij de hechte samenwerking tussen het team van Octopus en de IT-afdeling van de gemeente.
De belangrijkste resultaten zijn:
- Sneller en efficiënter werken: De performance van de database is sterk verbeterd, waardoor gebruikers veel sneller informatie kunnen opzoeken en verwerken.
- Overal toegankelijk: Medewerkers kunnen nu eenvoudig thuis of op een andere locatie inloggen en hun werk doen.
- Intuïtieve workflow: Het systeem begeleidt gebruikers logisch door de processen, wat de kans op fouten verkleint en de productiviteit verhoogt.
- Klaar voor de toekomst: Gemeente Enschede maakt nu gebruik van een platform dat continu wordt doorontwikkeld. De implementatie van de Octopus App voor commissieleden staat al op de planning.
Kom met ons in contact!
Heb je vragen of wil je meer weten over Octopus? Of je nu een demo wilt inplannen of een specifieke vraag hebt, wij helpen je graag verder. Neem gerust contact met ons op!
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Wil jij altijd als eerste op de hoogte zijn van (nieuwe) functionaliteiten binnen Octopus, (AI) trends en de laatste ontwikkelingen? Ontvang uitnodigingen voor exclusieve webinars, ontdek interessante cases en krijg waardevolle inzichten direct in je inbox. Schrijf je nu in!