Skal Biocontrole krijgt grip op procedures met Octopus
Skal Biocontrole krijgt grip op procedures met Octopus
Het resultaat
Facts
Flexibele inrichting met een combinatie van efficiënte standaardprocessen en klantspecifieke inrichting.
Volledige grip op procedures zoals Bezwaar, Beroep en Woo-verzoeken.
Een schaalbaar en toekomstbestendig fundament dat eenvoudig meebeweegt met nieuwe wet- en regelgeving.
Skal Biocontrole is dé onafhankelijke toezichthouder die ervoor zorgt dat biologische producten in Nederland écht biologisch zijn.
Ze borgen het vertrouwen in de biologische sector door de hele keten te controleren. Een belangrijke taak die vraagt om een interne organisatie die net zo betrouwbaar en transparant is als de producten die ze certificeren.
De vraag
Als toezichthouder behandelt Skal dagelijks een breed scala aan procedures. Denk aan bezwaar en beroep, klachten en Woo-verzoeken. Elk proces heeft strikte termijnen en vereist een zorgvuldige, foutloze afhandeling.
De centrale vraag was dan ook: hoe zorg je voor grip op deze complexe processen? Skal zocht een oplossing om procedures correct uit te voeren, maar dit ook efficiënt, inzichtelijk en toekomstbestendig te doen.
De oplossing
Skal koos voor Octopus om hun processen te digitaliseren en te stroomlijnen. Na een gezamenlijke kick-off hebben we een reeks standaardprocessen ingericht die naadloos aansluiten op de taken van een toezichthouder.
Dit hebben we concreet geïmplementeerd:
- Bezwaar & Beroep: Alle juridische procedures zijn nu in één overzichtelijk systeem geïntegreerd. Hierdoor bewaakt Skal eenvoudig de status en doorlooptijden van elke zaak.
- Ingebrekestellingen: Octopus signaleert automatisch wanneer termijnen dreigen te worden overschreden. Dit helpt Skal om tijdig te reageren, omdat het systeem proactief waarschuwt.
- Klachtenafhandeling: Elke klacht wordt gestructureerd geregistreerd, behandeld en opgevolgd. Zo weet je zeker dat niets over het hoofd wordt gezien.
- Woo-verzoeken: Het proces voor de Wet open overheid is volledig gedigitaliseerd. Dit maakt het voor Skal eenvoudiger om informatie tijdig en correct te verstrekken.
Naast deze bewezen standaardprocessen hebben we ook twee processen volledig op maat ingericht voor Skal: Informatieverzoeken en Attenderingen. Zo combineert Skal het beste van twee werelden: de efficiëntie van onze standaardprocessen en de flexibiliteit van maatwerk voor hun unieke werkwijze.
Het resultaat
De samenwerking met Octopus levert Skal Biocontrole concrete voordelen op. De organisatie heeft nu volledige controle over alle procedures.
De belangrijkste resultaten op een rij:
- Meer grip en overzicht: Alle processen zijn digitaal en centraal vastgelegd. Medewerkers zien direct de status van elke zaak, wat zorgt voor rust en controle.
- Focus op de kerntaak: Door de efficiënte inrichting besteden medewerkers minder tijd aan administratie. Ze kunnen zich richten op hun expertise: het toezicht op de biologische keten.
- Een toekomstbestendige organisatie: De processen zijn flexibel. Wijzigt er iets in de wet- en regelgeving? Dan past Skal dit eenvoudig aan in Octopus, omdat het systeem schaalbaar is.
Met Octopus heeft Skal Biocontrole haar interne processen versterkt. Zo dragen ze bij aan het vertrouwen dat consumenten en producenten in de biologische sector hebben.
Kom met ons in contact!
Heb je vragen of wil je meer weten over Octopus? Of je nu een demo wilt inplannen of een specifieke vraag hebt, wij helpen je graag verder. Neem gerust contact met ons op!
Schrijf je in voor onze nieuwsbrief
Wil jij altijd als eerste op de hoogte zijn van (nieuwe) functionaliteiten binnen Octopus, (AI) trends en de laatste ontwikkelingen? Ontvang uitnodigingen voor exclusieve webinars, ontdek interessante cases en krijg waardevolle inzichten direct in je inbox. Schrijf je nu in!