Een duidelijke, betrouwbare klachtenprocedure die tijd en geld bespaart
Een goede klachtenprocedure is essentieel voor gemeenten en organisaties die vertrouwen willen opbouwen en hun dienstverlening willen verbeteren. Met Octopus digitaliseer je de afhandeling: van ontvangst tot definitieve oplossing. Efficiënt, juridisch verantwoord en volledig traceerbaar.
Hoe werkt de klachtenprocedure in Octopus?
Zodra een klacht binnenkomt – dit kan via een formulier, portaal, telefoon of ander kanaal – worden alle gegevens automatisch in Octopus gezet. De vooraf ingestelde workflow start direct: jouw digitale routekaart voor een snelle en correcte afhandeling. Taken, termijnen en eigenaars worden automatisch toegewezen. Zo is iedere stap helder en wordt er niets over het hoofd gezien.
Standaard doorlopen we automatisch de volgende stappen:
- Ontvangstbevestiging aan de melder
- Intake en beoordeling van de klacht
- Onderzoek en verzamelen van benodigde informatie
- Formuleren van reactie en voorstel voor oplossing
- Afronding en vastlegging van het dossier
Octopus bewaakt de voortgang en wettelijke termijnen, stuurt herinneringen bij deadlines en zorgt voor volledige traceerbaarheid en transparantie gedurende het hele proces.
Ondersteuning voor juristen en behandelaars
Octopus begeleidt juristen en behandelaars stap voor stap door de klachtenprocedure. Van intake en informatieverzameling tot het opstellen van een juridisch correcte reactie en dossiervorming. Met templates, checklists en verplichte acties zorg je voor consistentie, snelheid en aantoonbare zorgvuldigheid.
Waarom dit werkt voor gemeenten en andere organisaties
Octopus is de ideale oplossing voor organisaties die werken met burgers en klanten. Je krijgt rust en zekerheid: transparante processen, aantoonbare naleving van termijnen en betere dienstverlening — wat vertrouwen vergroot en reputatieschade voorkomt. Wil je zien hoe het voor jouw organisatie werkt? Vraag dan een gratis demo aan.
Veilig samenwerken met andere afdelingen
Soms raakt een klacht meerdere afdelingen binnen een gemeente of organisatie. En niet iedereen heeft toegang tot Octopus. Daarom kun je via ons portaal eenvoudig een veilige uploadlink sturen naar collega’s of afdelingen buiten het systeem. Zij kunnen dan direct documenten toevoegen aan het dossier, zonder extra accounts of e-mailverkeer. Het resultaat? Alle benodigde informatie snel en veilig op één plek.
Wat levert Octopus jou op?
Eén geïntegreerd zaaksysteem voor al je processen en data — geen losse bestanden meer.
Automatische koppelingen met systemen en platformen (bijv. Vektis) voor efficiënte informatie-uitwisseling.
Eenduidige rapportages en direct inzicht in kerncijfers: doorlooptijden, knelpunten en naleving van termijnen.
Praktische begeleiding en advies bij het inrichten van optimale werkprocessen en templates.
Innovaties in Legal Tech en AI die helpen bij sneller analyseren van dossiers en betere besluitvorming.
Advies of hulp nodig bij je klachtenproces?
Een effectief klachtenproces is essentieel voor elke organisatie. Met Octopus krijg je een gestroomlijnde workflow, heldere communicatie en inzicht in elke stap, van ontvangst tot oplossing.
Wil je zien hoe Octopus klachten van A tot Z afhandelt? Vraag dan een gratis demo aan. We laten je graag zien hoe Octopus jouw klachtenprocedure kan verbeteren en tijd bespaart voor iedereen die ermee werkt.