Complexe processen zorgen voor vertragingen en frustraties
Gemeenten en overheidsinstellingen moeten voldoen aan een complexe set regels en beleidswijzigingen, wat leidt tot administratieve lasten en tijdrovende bezwaarprocedures. Gebrekkige procesborging en fragmentatie tussen systemen kunnen leiden tot fouten in besluitvorming en hoge administratieve kosten. Zonder een gestandaardiseerd en efficiënt systeem verlies je het overzicht en ontstaat er onduidelijkheid tussen afdelingen.
Verhoog de burgertevredenheid door efficiënte processen en snellere doorlooptijden
Lange wachttijden en onduidelijke communicatie zijn vaak de grootste bron van ontevredenheid bij burgers. Deze problemen zijn meestal een direct gevolg van interne knelpunten, zoals onduidelijke taakverdeling en gebrek aan overzicht. Door je processen te stroomlijnen, pak je de oorzaak van deze frustratie aan.
Je verbetert de dienstverlening door de doorlooptijden te verkorten en proactief te communiceren. Een helder, gestructureerd proces zorgt ervoor dat je de verwachtingen van de burger kunt overtreffen in plaats van enkel te managen. Met onze bewezen, gestandaardiseerde processen zet je deze stap direct en effectief.
Bekijk onze gestandaardiseerde processen Ik wil mijn processen direct verbeteren
Optimaliseer processen binnen jouw overheidsorganisatie
Met Octopus centraliseer, automatiseer en standaardiseer je workflows binnen jouw organisatie. Of het nu gaat om de afhandeling van WOO-verzoeken, bezwaarprocedures of meldingen, Octopus ondersteunt jouw teams om sneller, efficiënter en met minder fouten te werken.
Wat levert Octopus jou concreet op?
- Efficiëntere werkprocessen door automatisering en slim taakbeheer.
- Minder administratieve last door centrale verwerking van alle zaken en documenten.
- Standaardisatie gebaseerd op praktijkervaring die complexe workflows eenvoudig en betrouwbaar maakt.
- Betere samenwerking tussen afdelingen met realtime toegang tot dezelfde data.
Gestandaardiseerde processen voor (semi-)overheden
Met Octopus implementeer je processen die gebaseerd zijn op 25 jaar praktijkervaring en bewezen best practices. Dit zorgt voor een snelle en effectieve start. We bieden gestandaardiseerde oplossingen voor onder andere:
Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
Je eigen proces in Octopus
Staat jouw gewenste proces niet tussen de lijst? Ook dan kunnen we je helpen. Octopus is namelijk in te richten voor elk denkbaar proces. Wanneer je een specifiek proces wilt inrichten in Octopus, stemmen we de aanpak af op jouw behoeften. Zo kan jouw organisatie profiteren van een proces dat écht werkt.
Functionaliteiten
Octopus is uitgerust met een uitgebreid scala aan standaard functionaliteiten die inspelen op de uiteenlopende behoeften van organisaties:
Cluster en bulkverwerking
Verwerk grote hoeveelheden data efficiënt door taken te groeperen en gelijktijdig uit te voeren.
Procesinrichting en optimalisatie
Ontwerp en verbeter bedrijfsprocessen om de efficiëntie en effectiviteit te verhogen.
Taak- en zaakafhandeling
Beheer en volg taken en zaken nauwkeurig om deadlines te halen en kwaliteit te waarborgen.
Termijnbewaking en notificatie
Houd belangrijke termijnen in de gaten en ontvang automatische meldingen om deadlines na te leven.
Dashboard en rapportage
Visualiseer belangrijke gegevens en genereer gedetailleerde rapporten voor beter inzicht en besluitvorming.
Documentcreatie- en beheer
Creëer, organiseer en beheer documenten centraal voor gemakkelijke toegang en samenwerking.
Werkvoorraad management
Beheer de werkvoorraad effectief om de arbeidsstroom soepel te laten verlopen en knelpunten te voorkomen.
Archiveren en vernietigen
Archiveer belangrijke documenten veilig en vernietig verouderd materiaal volgens beleid en regelgeving.
Deze organisaties hebben hun processen en workflows op orde met Octopus
Voorkom vertraging, fouten en stress bij complexe juridische dossiers
Veel juridisch medewerkers bij de overheid lopen tegen dezelfde knelpunten aan: generieke zaaksystemen werken prima voor standaardzaken, maar zodra een dossier complex wordt, ontstaan er problemen. Deadlines dreigen te worden gemist, extra betrokkenen zorgen voor verwarring en belangrijke details raken zoek. Het resultaat? Onnodige vertragingen, frustraties en een hoge werkdruk door strikte wettelijke termijnen.
Met Octopus voorkom je deze valkuilen. Octopus is specifiek ontwikkeld voor het beheren van complexe juridische zaken. Het systeem biedt de flexibiliteit om met meerdere stakeholders samen te werken en houdt altijd het overzicht, hoe ingewikkeld een dossier ook is. Zo verminder je administratieve last, voorkom je fouten en werk je slimmer naar een tijdige én correcte oplossing toe. Je voldoet eenvoudig aan wet- en regelgeving, houdt grip op je zaken en kunt de burger de aandacht geven die hij verdient.
Altijd toegang tot je dossiers met Octopus Go
Sta je op locatie of onderweg en heb je net dat ene dossier nodig, maar lukt het niet door slechte verbinding, beperkte toegang of vergeten documenten? Dit soort situaties betekenen vaak onnodig oponthoud en verhogen de kans op fouten of onvolledige verslaglegging.
Met Octopus Go ben je altijd voorbereid. Je hebt continu inzicht in al jouw dossiers, ongeacht je locatie of internetverbinding. Je kunt op ieder moment nieuwe notities, foto’s of geluidsfragmenten toevoegen, direct aan het correcte dossier. Vernieuwingen en aanvullingen worden automatisch gesynchroniseerd zodra je weer online bent. Zo loop je nooit meer achter de feiten aan en kun je je volledig richten op je werk, zonder frustratie over ontbrekende informatie. Ervaar zelf het gemak en de zekerheid van Octopus Go. Neem vrijblijvend contact op voor meer informatie.
Een complete aanpak voor procesoptimalisatie
Optimaal procesbeheer is meer dan alleen software. Het is de combinatie van een krachtig platform met de juiste expertise. Daarom bieden wij een complete aanpak:
- Trainingen voor een snelle adoptie door nieuwe en bestaande gebruikers
- Consultancy om jouw processen te analyseren en te optimaliseren
- Functioneel beheer voor dagelijkse ondersteuning en beheer
- Deskundig advies gebaseerd op jarenlange praktijkervaring
Deze aanpak zorgt ervoor dat je het maximale haalt uit jouw processen en workflows.
De voordelen van werken met Octopus
- Eén geïntegreerd systeem voor al je processen, data en documenten.
- Automatische koppelingen met systemen en platformen, zoals Vektis.
- Eenduidige rapportages voor direct inzicht in belangrijke gegevens.
- Advies en ondersteuning bij de inrichting van jouw optimale werkprocessen.
- Continue innovatie op het gebied van Legal Tech en AI, voor een voorsprong op concurrenten.
Octopus inzetten binnen jouw (semi-)overheid?
Ben je benieuwd wat Octopus kan betekenen voor jouw overheidsinstelling? Neem dan contact met ons op. Tijdens een vrijblijvend eerste kennismakingsgesprek bekijken we graag jouw situatie en bespreken we hoe Octopus een rol kan spelen in jouw organisatie.
Neem vrijblijvend contact op Of plan direct een vrijblijvend kennismakingsgesprek in
Mis geen belangrijke trends en ontwikkelingen
Wil jij altijd als eerste op de hoogte zijn van (nieuwe) functionaliteiten binnen Octopus, (AI) trends en de laatste ontwikkelingen? Ontvang uitnodigingen voor exclusieve webinars, ontdek interessante cases en krijg waardevolle inzichten direct in je inbox. Meld je nu aan!